Nós que trabalhamos com a gestão de programas e projetos de esporte e cultura sabemos o quanto é basilar o planejamento para executar bem qualquer projeto.
Assim como em todas as áreas da vida, o planejamento de um projeto é importante para evitar duas perdas irreparáveis: a perda de tempo e de recursos.
O planejamento é aquilo que nos dá o “norte”, um mapa de como chegar ao nosso principal objetivo: entregar cultura e arte para a população. E algumas etapas são essenciais nesse processo:
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1- Definir o propósito essencial: por mais que a gente queira alcançar os céus, nem sempre é possível, então o primeiro passo no planejamento do projeto é pensar: “O que é o propósito essencial que vai fazer com que ele aconteça?”. E essa pergunta pode ser difícil de responder muitas vezes, mas o que precede ela é: “Qual a principal missão do projeto?”. Com essa resposta, fica muito mais fácil definir o que é essencial. Um exemplo simplório: a principal missão do projeto é oferecer acesso à atividades de esporte. Então é essencial providenciar opções esportivas, e de preferência que não sejam de fácil acesso, para que as pessoas de fato se beneficiem disso.
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2- Olhando o essencial através do tempo e do recurso: Você pode ter muito claro qual o propósito essencial, mas não ter tempo suficiente ou recursos para executá-lo da forma que queria. Por isso, é importante ter duas lentes por onde se enxerga o essencial: tempo e recurso. Muitas vezes é mais útil ter mais tempo do que recursos abundantes, e vice versa. Então pense no seu projeto de forma objetiva e sempre pensando em como otimizar nesses dois pontos.
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3- Manter todos no mesmo barco: Essa talvez seja a coisa mais difícil. Mas para um projeto ocorrer bem é importante que todos – TODOS – estejam no mesmo barco, seja quem planeja, quem pede o projeto ou quem o executa. Isso porque grande parte do tempo perdido, normalmente é desembaralhando mal entendido. Por isso, perca tempo – muito tempo, se necessário – colocando todo mundo no mesmo barco, esclarecendo os propósitos, as etapas, as tarefas e as hierarquias do projeto. Isso vai economizar muita da sua energia no futuro.
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